Evenementenvergunning aanvragen: zo werkt het
Het beste evenement ter wereld gaat niet door zonder dat ene document: de vergunning. Toch beginnen veel organisatoren pas met de aanvraag als het programma al rond is, en dan is het soms te laat. Zo werkt de evenementenvergunning in Nederland: wanneer je er een nodig hebt, wat je moet aanleveren en hoeveel tijd je moet rekenen.
Voor de meeste evenementen in de openbare ruimte heb je een evenementenvergunning van de gemeente nodig; voor kleine evenementen zoals een straatfeest volstaat vaak een gratis melding. De grens verschilt per gemeente en hangt af van bezoekersaantal, geluid en verkeersmaatregelen. Vraag een vergunning minimaal 8 tot 12 weken van tevoren aan, bij grote evenementen eerder, en lever een plattegrond en een veiligheidsplan mee.
Melding of vergunning: waar ligt de grens?
Elke gemeente regelt evenementen in de eigen verordening, maar het patroon is overal hetzelfde. Een besloten feest op eigen terrein valt er helemaal buiten: daarvoor hoef je niets aan te vragen. Een klein openbaar evenement, zoals een straatfeest of buurtbarbecue met enkele honderden bezoekers, mag in veel gemeenten met een gratis melding, meestal twee tot vier weken van tevoren. Alles daarboven vraagt een echte evenementenvergunning.
De criteria die gemeenten hanteren: het aantal bezoekers, of er versterkt geluid is, of wegen worden afgesloten, of er alcohol wordt geschonken en tot hoe laat het duurt. Twijfel je in welke categorie jouw plan valt? Bel de gemeente. De medewerker evenementen denkt vrijwel altijd mee en vertelt je direct welke route geldt.
Van straatfeest tot festival: de risicoklassen
Gemeenten delen evenementen in risicoklassen in, vaak A, B en C genoemd. Een A-evenement is klein en laag risico: een buurtfeest of sponsorloop. B is middelgroot, denk aan een dorpsfestival met enkele duizenden bezoekers. C is een groot of risicovol evenement waarbij politie, brandweer en geneeskundige dienst meekijken. Hoe hoger de klasse, hoe meer je moet aanleveren en hoe langer de behandeltermijn.
Voor de meeste lezers van dit artikel geldt klasse A of een lichte B: behapbaar papierwerk, maar begin op tijd. Organiseer je iets voor de straat of wijk, lees dan ook ons stappenplan voor het organiseren van een buurtfeest.
Hoe groter het evenement, hoe eerder de gemeente wil meekijken met je plannen.
Dit lever je aan bij de aanvraag
De kern van elke aanvraag is de plattegrond: waar staan het podium, de tenten, de bars, de nooduitgangen en de bluswegen? Daarnaast wil de gemeente een draaiboek met tijden, een veiligheidsplan met scenario’s en bij versterkt geluid vaak een geluidsplan. Voor het afsluiten van wegen komt daar een verkeersplan bij.
Hier helpt een vaste verhuurpartner enorm: wij leveren van al ons materiaal de afmetingen en specificaties die je voor de plattegrond nodig hebt, van het podium tot de stretchtenten, en denken mee over een indeling die ook voor de brandweer klopt. Reken verder op leges: de kosten van de aanvraag verschillen sterk per gemeente, van enkele tientjes voor een klein evenement tot honderden euro’s voor een groot festival.
De tijdlijn: wanneer regel je wat?
Begin bij de gemeente, niet bij de line-up. Check eerst de evenementenkalender van de gemeente, want op sommige data en locaties kan er niets bij. Dien de aanvraag daarna zo vroeg mogelijk in: 8 tot 12 weken van tevoren is bij de meeste gemeenten het minimum voor een vergunning, en bij B- en C-evenementen loopt dat op tot een half jaar. De melding voor een klein evenement kan meestal tot enkele weken vooraf.
Reserveer parallel je materiaal en leveranciers onder voorbehoud van de vergunning. Zo weet je zeker dat het podium en de tenten beschikbaar zijn zodra het groene licht binnen is. Hoe je de complete productie aanpakt, lees je op onze pagina over het organiseren van een groot evenement.
Vergunning aangevraagd? Dan bouwen wij
Podium, tenten, attracties en alle materialen voor je evenement, met de specificaties die je voor de aanvraag nodig hebt. Vertel ons je plan en ontvang binnen 24 uur een voorstel.
Team Blitz Party Rental
Wij leveren en bouwen elk jaar op tientallen evenementen door heel Nederland, van buurtfeest tot festival. We kennen de eisen die gemeenten aan terreinen en materialen stellen uit de dagelijkse praktijk.
Lees meer over onsVeelgestelde vragen
Hoe lang duurt het aanvragen van een evenementenvergunning?
Reken op een behandeltermijn van 8 tot 12 weken bij de meeste gemeenten, en langer bij grote of risicovolle evenementen. Een melding voor een klein evenement kan meestal tot twee à vier weken van tevoren.
Wat kost een evenementenvergunning?
De leges verschillen sterk per gemeente: van enkele tientjes voor een klein evenement tot honderden euro’s voor een groot festival. Een melding voor een klein evenement is in veel gemeenten gratis. Check de legesverordening van jouw gemeente.
Heb ik een vergunning nodig voor een feest op eigen terrein?
Nee, een besloten feest op eigen terrein is geen evenement en valt buiten de vergunningplicht. Zodra je feest openbaar toegankelijk is of de openbare ruimte gebruikt, gelden de evenementenregels wel.
Wat gebeurt er als ik zonder vergunning een evenement organiseer?
De gemeente kan het evenement stilleggen of vooraf verbieden, en je riskeert een boete. Bovendien dekt je verzekering schade vaak niet bij een evenement zonder vergunning. Op tijd aanvragen is dus geen formaliteit maar een voorwaarde.
